Pokrenuli ste biznis i knjigovodstvo je jedno od obaveza koje morate kontrolisati.
Knjigovodstvo je kompleksno i ono čini krvotok kompanije. Na njega utiču svi zaposleni: radnik u magacinu koji ne primi naručenu robu zbog nedostatka, i ne obavijesti knjigovođe o tome, portir koji zaboravi da dostavi fakturu finansijama, direktor koji informiše sa zakašnjenjem knjigovodstvenu službu o promjenama u poslovanju.... Zbog različitih nedoumica ili neznanja može doći do grešaka koje mogu nanijeti štetu poslovnim subjektima, nerijetko i do plaćanja visokih kazni.
U svojim aktima o računovodstvu privredni subjekti utvrđuju prag materijalnosti. Na osnovu tog praga materijalnosti utvrđuje se da li je neka greška materijalno značajna ili ne. Od materijalnosti zavisi i način na koji će se greška računovodstveno i poreski korigovati.
Jednom utvrđen prag materijalnosti se mora kontinuirano primjenjivati iz perioda u period.
Materijalno značajna greška zahtijeva retrospektivnu korekciju, odnosno korekciju prethodnog perioda i to u prvom setu finansijskih izveštaja odobrenom za izdavanje nakon otkrivanja tih grešaka. Ukoliko greška nije materijalno značajna, takva greška se koriguje kroz finansijske izveštaje za tekuću godinu. To se radi preko bilansa uspjeha tekuće godine.
Naš Zakon o poreskoj administraciji zahtijeva čiste knjigovodstvene evidencije do 5 godina, nakon čega knjigovodstvena dokumentacija zastarijeva.
Postoji nekoliko načina da izbjegnete česte greške koje prave direktori finansija ili vlasnici firmi:
Sistem
Glavni razlog za nepravilno i neuredno vođenje evidencije prometa je na vrijeme neuspostavljen sistem u sektoru finansija ili računovodstvenoj agenciji. Kada to broj zaposlenih dozvoljava, najbolje je precizno podijeliti posao i napraviti pod-akt o sistematizaciji , tako da svaka osoba ima posebna zaduženja i odgovorna je za posebnu oblast. Nekada je preporučljivo za velike sisteme da zaposleni u finansijama potpišu i sistemske procedure koje ih obavezuju na odredjene dužnosti.
Kategorisanje troskova
Za izvještavanje i analitički pristup finansijama jednog društva neophodna je pravilna kategorizacija troškova i odliva. Troškovi su slika vrijednosti jedne organizacije. Nepravilna kategorizacija troškova može učiniti da vlasnik kompanije uopšte nije ni svjestan da ima velike gubitke, visoke izdatke.Osim što crnogorski kontni okvir ima dovoljno kategorizovanu mrežu troškova koji su svrstani u kategoriju 5, u internim izvještajima oni se prilagođavaju potrebama društva.
Postovanje rokova
Ukoliko klijent ili zaposleni redovno dostavlja dokumentaciju, a kjnigovodja knjiži redovno, nema potrebe čekati 15. u mjesecu kako bi se predala PDV prijava za prethodni mjesec. Isto važi I za finansijske iskaze i godišnju prijavu poreza na dobit. Računovodstveni programi su dovoljno napredni da sami u roku od sekunde izvezu izvještaj. Ukoliko je cijela godina uredno knjižena i ažurirana, izvještaj se može predati već u januaru., ne čekati 31. mart veče.
Nikako nije opcija čekati poslednji trenutak za slanje.Osim što šteti imidžu kompanije ili zaposlenog, dovodi do gomilanja obaveza, osjećaja preopterećenja kapaciteta, kako prilikom predaje izvještaja Poreskoj Upravi tako i internih izvještaja menadžmentu.
Redovno iščitavanje zakona, informisanost, posjećivanje seminara
Zakoni se redovno mijenjaju, poreske stope, doprinosi i načini obračuna takodje, tako da je i u ovom poslu kao I svakom drugom važna informisanost od strane kvalitetnih izvora. Računovodstveni seminari se organizuju najmanje dva puta godišnje. U Crnoj Gori Institut sertifikovanih računovođa izdaje časopis o svim novitetima iz ove oblasti a ima i eduktivni karakter. Klijentu je veoma važno kada ga i ažurno obavještavate o svim izmjenama koje su važne za njegove finansije.
Uredno složena dokumentacija
Čista i uredna kancelarija direktno utiče na stepen funkcionalnosti na poslu. Uredno složena dokumentacija u knjigovodstvoj agenciji ili sektoru finansija znaci da svaki papir ili najvazniji document ima svoje mjesto u registratoru I svaki regsitrator svoje mjesto u polici.